简化思维让工作变得轻松高效
作者:刘芳
2018-07-06 14:14:35

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《极简工作法》 刘芳 金城出版社

在被问及“管理是什么”时,美国著名的企业家、通用电气前CEO杰克·韦尔奇曾说过这样一句话:“管理就是把复杂的问题简单化,把混乱的事情规范化。”对于职场人来说,也需要具备这种管理意识,设法将从事的工作简单化、规范化。

为什么这么说呢?原因很简单,太多的人每天都在低效的忙碌中苦苦挣扎。再看看那些高效能人士,他们无一例外地善于化繁为简——简化思维、简化问题、简化方法。在他们的世界里,最简单的方法就是最有效的方法。

世界500强之一的宝洁公司,是全球最大的日用消费品公司。在宝洁公司,如果你的工作备忘录超过了一页纸,那将会引起上司和同事的不满,因为推行简单高效的工作方法是宝洁公司的一贯宗旨。曾任宝洁公司总裁的哈里谈及“一页备忘录”时说:“从意见中找出事实的一页报告,正是宝洁公司作决策的基础。”担任宝洁总裁期间,只要发现一篇冗长的备忘录,哈里就会将其退回,并附上一句命令:“把它简化成我所需要的东西!”

“越简单,越高效”的道理,不仅仅适用于企业管理,同样适用于个人工作。在高强度的工作中,如果能快速厘清思路,明确重点,将问题简化,再有针对性地解决问题,那么工作将会变得无比轻松和高效。

那么,应该如何简化问题呢?

美国著名的管理专家唐纳德·伯纳姆给出了三条原则。他建议大家做事情之前先询问自己三个问题:

问题1:能不能取消这件事?

问题2:能不能将这件事与其他事合并来做?

问题3:能不能用更简单的方法做这件事?

根据这三个问题,我们可以进一步明确以下六点,以便找出解决问题的最简单方法。

第一,明确这项工作的必要性。

为什么这项工作必须做?它有哪些重要的意义?如果不能省去全部,是否可以省去一部分?

第二,明确自己是否为最佳人选。

当上司将一份工作安排给你时,你要思考:我是最佳人选吗?我擅长做这份工作吗?如果你的回答是否定的,你不妨向上司说明自己的想法,建议上司另选他人;如果上司坚持让你去做,你必须执行命令。

第三,明确做好这项工作的关键。

做好这项工作的关键是什么?需要准备哪些条件?需要自己具备哪些素质和能力?

第四,明确做好这项工作的地点。

如果这项工作是必须做的,那么应该在哪里完成?如果可以在坐地铁的时候去思考、在零碎的时间内完成,为什么我要在办公室里苦思冥想,占用一整块时间去完成它呢?

第五,明确什么时段做这项工作。

什么时段做这项工作,这就要结合一整天的待办事项来考虑了。首先要看这项工作的重要程度和紧急程度,还要看自己在哪个时段的工作效率最高,如何才能避免其他工作影响到这份重要的工作。

第六,明确采用什么方法去做。

做任何工作都要讲究方法,完成这项工作的最好方法是什么?选择方法的原则就是,越简单越好。因为简单的方法易于操作、可行性强,带来的工作效率也是最高的。

为什么你如此上进,却还一事无成?你要知道,累死你的不是工作,而是低效的做事方法。当你明确了工作方法后,剩下的就是保持专注、全力以赴地行动了。在这个过程中,你要注意掌控自己的情绪,有效地排除干扰,同时做到劳逸结合,保持合理的节奏。如此,相信你会收获高效率,在为企业做出最大的价值贡献时,也为自己赢得了最大的价值回报。

编辑:肖笛 责编:赵宇清